I 10 pilastri per una Intranet di successo

I 10 pilastri per una Intranet di successo
Categorie: Business, Intranet

Le reti intranet aziendali stanno diventando sempre più degli strumenti fondamentali all’interno delle aziende. Oltre alla ricerca di documenti e procedure si sono aggiunte delle vere e proprie funzionalità che definirei di ‘marketing interno’.

Con questa definizione intendo l’arricchimento dei servizi di ricerca e condivisione delle informazioni aziendali con contenuti che promuovono i servizi che l’azienda offre al proprio interno, le novità delle diverse aree aziendali, l’iterazione tra i collaboratori fino ad arrivare alla vendita di prodotti e servizi.

L’intranet diventa una componente importante nella creazione dell’identità aziendale.

E’ evidente che ogni azienda affronta la tematica intranet a modo suo in base alla propria storia ed agli obiettivi prefissati.

In questo articolo, ripreso da un articolo presente sul blog di DNN Corp.,  vorrei evidenziare quelle che a mio avviso risultano essere le 10 qualità principali che l’intranet di ogni organizzazione, specie quelle di un certo livello, dovrebbe avere.

1) Design e user-experience
L’aspetto estetico e funzionale, come nei siti più commerciali, è senza dubbio il primo aspetto che agevola il collaboratore ad utilizzare la intranet.

Un design moderno, pulito con quadrati e rettangoli che evidenziano bene le icone per gli accessi rapidi, le aree del portale e dei widget insieme ad immagini ben posizionate e ad un'adeguata spaziatura tra elementi rendono semplice e gradevole la navigazione all’interno della intranet.

L’obiettivo è quello di dare la possibilità all’utente di trovare quello che cerca nel minor tempo possibile, cosi come di fornirgli tutte le informazioni che vogliamo che vengano recepite.

Aree ben distinte consentono all’utente di ‘far cadere l’occhio” dove sa che troverà quello che cerca.

Un esempio è la homepage della Intranet di American Express, denominata "The Square":
AmEx homepage

Oltre a un design a box pulito, American Express cattura l’interesse del visitatore attraverso l’uso di infografiche, immagini e titoli accattivanti.

2) Caroselli di notizie
Mentre è ancora in atto la discussione tra i web marketers, SEO e web designer sull’utilizzo dei caroselli nella homepage in quanto penalizzanti ai fini del SEO, i caroselli di notizie vengono ampiamente utilizzati nella principali pagine intranet, anche in funzione del fatto che la problematica SEO in una intranet è praticamente inesistente.

Per l’utente, una volta arrivato sulla homepage di intranet, l’area news è spesso il primo posto controllato e finché i gestori della intranet continuano a mantenerla aggiornata con notizie utili e tempestive, i caroselli di notizie continueranno ad essere apprezzati dagli utenti.

Un bel esempio di carosello è quello di Sprint:

Sprint Intranet

3) Be Social
Una intranet ‘Social’ può incoraggiare la collaborazione sulla rete intranet: i dipendenti condividono notizie e aggiornamenti impegnandosi nei commenti. E’ infatti importante non solo fornire contenuti e post, ma anche consentire agli utenti di attivarsi attorno a quei post con commenti e discussioni.

Per incoraggiare l’utilizzo da parte dei dipendenti e creare le connessioni attraverso tutta l'organizzazione, è importante che i profili degli utenti siano sempre aggiornati e completi.

DNN Evoq nella versione Engage, oltre ai dati dell’utente, visualizza anche altre informazioni relative al comportamento dell’utente sulla intranet, come la reputazione, l’esperienza, l’engagment e l’influenza.
DNN Evoq Engage Dashboard

4) Navigazione personalizzata
Secondo una ricerca condotta da Digital Workplace Group, il 59% dei loro utenti utilizza la navigazione personalizzata sulle loro intranet, che consente di visualizzare i contenuti in base diversi fattori, come la storia di navigazione dell’utente.

Infatti i dipendenti che visitano la propria intranet hanno una specifica necessità da risolvere o una particolare domanda a cui cercano risposta.
L’esperienza personalizzata ai visitatori crea una maggiore probabilità che trovino riscontro ai loro bisogni.

Alcuni esempi di navigazione personalizzata intranet sono:
• Un elenco di eventi personalizzati in base alla posizione geografica del dipendente
• Un widget che mostra i progressi del dipendente nel sistema di gestione degli apprendimenti della propria azienda (LMS)
• Una barra laterale che mostra articoli personalizzati, con l'opzione di aggiungere i propri link e i propri articoli o autori preferiti
• Contenuti selezionati in base alle pagine visitate precedentemente

Forse l'esempio più interessante proviene da EY, che fornisce un widget "What's Due From You":
What's Due From You

Accedendovi viene mostrata una lista di quelle che sono le tematiche e le funzionalità più utilizzate dall'utente.

5) Disegno visivo app-like per gli elenchi delle attività
Come utenti di smartphone abbiamo familiarità con i negozi di app, come Apple App Store e Google Play.
Apple Store

E’ quindi buona cosa presentare in maniera simile anche le applicazioni e le attività disponibili su intranet, in modo da essere recepite dall’utente come familiari.
Un esempio brillante era l'area "My Tools" della home page di Intranet di American Express.
AmEx Links

6) Bilanciare i contenuti come notizie con gli strumenti di produttività
Un intranet deve bilanciare le seguenti esigenze:
Il bisogno degli impiegati: Aiutatemi a capire cosa c'è di nuovo, cosa sta succedendo e cosa devo sapere.
Il bisogno dell’organizzazione: Aiutare i dipendenti a essere più produttivi.

Mentre le news, gli annunci, i premi e le notizie di stampa tendono ad essere un punto focale di una home page intranet, le organizzazioni devono anche fornire link a strumenti di produttività che aiutano i dipendenti a fare le cose.

Coca-Cola Enterprises fornisce una serie di collegamenti rapidi, organizzati in base all’organizzazione delle attività dei dipendenti:
Coca Cola

Mayo Clinic fornisce un dashboard in tempo reale per aiutare i dipendenti a vedere cosa sta succedendo negli ambienti clinici:
Mayo Clinic

7) Ricerca
Quando i dipendenti sanno dove risiede una risorsa, il percorso di ricerca riduce la ricerca a un determinato spazio di repository o topic. Ad esempio, EY fornisce una "Ricerca SharePoint", che limita i risultati della ricerca in un contenuto memorizzato nel loro repository SharePoint (in DNN Evoq Content esiste uno specifico connettore con Share Point che permette di accedere con semplicità ai contenuti memorizzati).

Mayo Clinic ha adottato un approccio diverso sulla loro intranet. Invece di ricercare per repository, essi forniscono strumenti di ricerca basati sulle tipologie di oggetti da ricercare e categorie:
Mayo Clinic

8) Identificare i ‘personaggi’
Marketers e product manager non sono gli unici gruppi che creano personaggi per costruire esperienze: anche i gestori intranet li possono utilizzare. E’ utile identificare in personaggi le tipologie di utenti che visitano il sito, fornendogli quindi esperienze specifiche per ciascuna di essi.

Mayo Clinic ha intrapreso un progetto ambizioso: creare 40 personaggi per identificare le diverse tipologie di dipendenti. Questi personaggi sono stati utilizzati per sviluppare il contenuto e l'esperienza della intranet, e questa metodologia è stata applicata anche ad altre aree della azienda, inclusi strumenti informativi e applicazioni.

Mayo Clinic ha ritenuto utile condurre interviste faccia a faccia con i dipendenti per comprendere le esigenze e le personalità dei personaggi.

I personaggi sono un'entità vivente, costantemente aggiornata con i risultati della continua ricerca degli utenti.

9) Essere creativi
Troppo rigore e professionalità rende la intranet fredda e distaccata. Individuate anche piccoli accorgimenti che possono aumentare il piacere di accedervi, oltre a contribuire alla creazione di una identità aziendale.

Per esempio IKEA ha personalizzato il pulsante "Like" abbinandogli uno dei loro simboli di marca: un cuore con due braccia sollevate. È creativo e rafforza il marchio all’interno della stessa azienda.

Un importante gruppo mondiale di ricerca e selezione di personale utilizza la propria intranet anche per l’organizzazione di attiva ludiche, come tornei sportivi e serate di svago, portando sulla intranet anche quei dipendenti poco interessati alle conunicazioni aziendali.

10) Identificare i responsabili di ogni area e premiare i collaboratori più attivi
L’ho lasciato per ultimo ma per la buona riuscita di una intranet collaborativa è molto probabilmente il punto più importante.

Identificare una “guida” per ogni area con compiti ben definiti è senza dubbio l’approccio migliore per avviare una intranet di successo, ma il ruolo di guida non deve terminare una volta che la intranet risulti ben avviata. Troppo spesso si sono viste intranet partire cariche di entusiasmo ed una volta che i principali contributori hanno rallentato il flusso di pubblicazione, cadere lentamente nell’oblio e nel dimenticatoio.

Il conferimento di badge e premi agli utenti più attivi tramite meccanismi di gamefication sono dei forti incentivi perché ognuno si renda partecipe nel rendere sempre più utile e completa la intranet aziendale.


Nel prossimo articolo descriverò quelle che a mio avviso sono le versioni di DNN e le componenti necessarie affinché la tua rete intranet diventi uno strumento fondamentale all’interno dell’azienda.

Mi auguro che tu abbia ritenuto questo articolo interessante.

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Grazie per l’attenzione.

Claudio Venturoli – DNN Gold Partner
LinkedIn: Claudio Venturoli

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