Quanto costa non trovare le informazioni necessarie? Mentre non vi è alcun modo per calcolare il costo delle informazioni mancanti o l’impatto dei ritardi subiti dai progetti perché le figure professionali che trattano e gestiscono informazioni (knowledge workers) spendono grandi quantità di tempo nella ricerca di documenti, ci sono organizzazioni come IDC che hanno documentato alcune statistiche piuttosto rilevanti a riguardo.

Eccone due:

• I knowledge workers spendono tra il 15% e il 35% del  tempo nella ricerca di informazioni.
• Il 40% degli utenti aziendali riferiscono di non riuscire a reperire le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il  lavoro sulle reti intranet.

DIGITAL ASSET MANAGEMENT

A fronte della crescente domanda di rapidità per la ricerca e l’accesso alle informazioni, il Digital Asset Management ricopre un ruolo determinante nelle realtà aziendali.

Molte organizzazioni condividono i file allegandoli alle mail o salvandoli in una cartella condivisa su un server di rete. Purtroppo entrambi gli approcci  presentano importanti svantaggi rispetto al Digital Asset Management (DAM).

Il DAM risolve il problema della gestione di grandi collezioni di file rendendoli ricercabili e utilizzabili. Un buon DAM fornisce gli strumenti per l’organizzazione e la ricerca di un ampio numero di file.

CARATTERISTICHE DEL DIGITAL ASSET MANAGEMENT DI EVOQ

La release di Evoq Content 7.2.0 dispone di caratteristiche integrate nel DAM  e si adatta al modo di lavorare delle persone, individua il workflow utilizzato e risponde alla necessità di ricercare e classificare informazioni. Evoq Content 7.2.0 facilita lo scambio di informazioni basandosi sulle  esigenze dell’utente.

Alcune delle caratteristiche che troverete nel DAM di Evoq Content includono:

• Controllo versione: Il versioning permette di tracciare le informazioni per un successiva memorizzazione o conferma degli eventi.
• Workflow: il DAM di Evoq Content automatizza la gestione e il monitoraggio delle informazioni riducendo l’onere della comunicazione.
• Ricerca avanzata: in Evoq Content 7.2.0 si stanno introducendo l’indicizzazione avanzata e le funzionalità di ricerca, che consentono di attingere rapidamente e facilmente alle informazioni di cui avete bisogno.

Altre caratteristiche sono:

• Statistiche del documento: è bene creare contenuti, ma è ancor più importante che siano buoni. L’analisi delle statistiche del documento consentono di monitorare e capire come le informazioni vengono utilizzate.
• Tag Documento: Il tagging permette di costruire relazioni tra i digital asset e gli altri contenuti del tuo sito.

Con il Digital Asset Management, è possibile pubblicare e organizzare i contenuti (ad esempio file, documenti, video, presentazioni, ecc.) in modo davvero utile per gli utenti finali. Essi saranno in grado di navigare nelle strutture delle cartelle ed effettuare ricerche (di base, avanzate, e per tag). In altre parole, con il Digital Asset Management, gli utenti potranno dedicare meno tempo alla ricerca del contenuto e più tempo al coinvolgimento con esso.